Digitale Wege für Logistik-KMU

am 19.06.2017

"Wir haben bis dato die Aufträge mithilfe von Excel-Tabellen abgewickelt und geplegt. Die Disposition erfolgte handschriftlich auf DIN-A3-Zetteln." Was Disponent Sönke Johannsen von Pape Agrarlogistik sagt, gilt in so manch kleinem Speditions- und Transportunternehmen. Zwar werden bereits Digitalisierungslösungen genutzt, etwa um die Routen der Transportfahrzeuge auf Basis von Verkehrs- und Bedarfsdaten in Echtzeit anzupassen oder den aktuellen Status von Warensendungen abzurufen. Konsequent und in der Tiefe vollziehen Speditionen und Transportunternehmen den digitalen Wandel jedoch nicht. Innerhalb der Geschäftsabläufe gibt es immer noch analoge Tätigkeiten: Telefonate mit Kunden und Fahrern, teilweise auch noch papierbasierte Rechnungslegung, manuelle Disposition oder Statusberichte in Excel-Tabellen. Gerade für kleine und mittlere Speditionen und Transportunternehmen stellt sich die Frage, an welcher Stelle entlang der Wertschöpfungskette eine Digitalisierung der Prozesse überhaupt sinnvoll ist. Was lässt sich realistisch im Hinblick auf vorhandene personelle und technische Ressourcen umsetzen?

Nachweisbare Transportentwicklung

Im terminbestimmten Logistikgeschäft kommt es auf eine hohe Effizienz und straffe Geschäftsabläufe an, um schnell Angebote, Aufträge und Sendungen abzuwickeln und verwalten. Transportmanagementsysteme digitalisieren und automatisieren zentrale Prozesse entlang der Logistikkette. Sie helfen Unternehmen, internationale und multimodale Transportprojekte zu überblicken. Aus diesem Grund führe auch H. Büteführ und Sohn ein Transportmanagementsystem ein. Die Duisburger Firmengruppe ist auf die Beförderung von flüssigen Chemikalien und Abfällen spezialisiert. Mit wachsender Unternehmensgröße wurde es für Büteführ zunehmend schwieriger, dem steigenden Auftragsvolumen im Transportbereich auf die herkömmliche Art - dem reinen Disponieren auf Papier - nachzukommen. "Wir brauchten eine Lösung, um alle Vorgänge elektronisch zu erfassen und abzuwickeln", sagt Detlef Barry, langjähriger Speditionsleiter bei dem Unternehmen. "Besonders im Gefahrgutbereich ist eine reibungslose und nachweisbare Transportabwicklung wichtig." Heute steuert Büteführ die gesamte Wertschöpfungskette digital - von der Angebotskalkulation über die Auftragserfassung, die grafische Disposition bis hin zur Abrechnung und Erlösermittlung bei Einhaltung aller für den Gefahrguttransport erforderlichen Richtlinien.

Digitale Disposition mit Telematik

Von der digitalen Transformation, die Büteführ in Gang gesetzt hat, profitieren auch die vier Mitarbeiter in der Disposition. Heute disponieren sie 1.900 bis 2.000 monatlich anfallenden Fahrten rein elektronisch. "Jeder Disponent hat bei Bedarf uneingeschränkten Zugriff auf die Tourenplanung der Kollegen. Alles ist transparenter geworden, und die Zusammenarbeit hat sich deutlich verbessert", erklärt Sascha Potzel, Assistent der Geschäftsleitung. "Dank einer Schnittstelle zur Telematik kennen wir immer den Aufenthaltsort und den Ladestand der Fahrzeuge." Die automatische Erfassung all dieser Daten hilft nicht nur für die Rechungslegung: "Mit Hilfe der Software können wir Statistiken verschiedener Art, beispielsweise für die fahrzeugbezogenen Umsätze, erstellen und unseren Kunden oder Kontrollbehörden so jederzeit alle für sie relevanten Daten übersichtlich darlegen", sagt Speditionsleiter Barry.

CRM als digitales Unternehmsgedächtnis

Die enge Vernetzung mit Kunden, Dienstleitern und Kooperationspartnern ist für die Wettbewerbsfähigkeit von Transport- und Logistikunternehmen heute ein entscheidender Faktor. Als digitales Unternehmensgedächtnis bündelt und strukturiert ein Customer Relationsship Management (CRM)-Lösung das Wissen um Ansprechpartner, Adressen und Kontakte. Um für den Kunden zentraler Ansprechpartner mit Projektüberblick zu bleiben, führte die Velberter Dörrenhaus GmbH ein CRM-System ein. Die 40 Mitarbeiter zählende internationale Spedition wickelt für ihre vorrangig mittelständischen Kunden den Importverkehr aus Asien und Discounter-Logistik ab und greift auf ein weiteres Partnernetz zu. Das erfordert eine enge Vernetzung. Mit der CRM-Lösung pflegt und verwaltet Dörrenhaus alle Daten zu einem Transportprojekt zentral und erstellt Auswertungen und Statistiken. "Heute betreuen wir unsere Kunden effektiver und reagieren gezielt auf das Kundenverhalten", sagt Melanie Schuster, Vertrieb Innendienst bei Dörrenhaus. Hat etwa ein Kunde seit längerer Zeit keine Transportaufträge vergeben, spricht der Betrieb ihn aktiv an und informiert über aktuelle Angebote.

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