Volle Fahrt voraus auf dem Digitalisierungsfluss

„Prozesse, für die wir früher 15 bis 20 Minuten veranschlagen mussten, erledigen wir nun voll automatisiert in drei Minuten.“

 

Jörg Drippe, Geschäftsführer OTS On Time Shipping GmbH

Auf einen Blick

Für die reibungslose Durchführung von Transportprojekten sind eine umfassende Datenpflege und eine zügige Auftragsabwicklung entscheidend. Um die organisatorischen Abläufe im Unternehmen zukunftsweisend zu digitalisieren, entschied sich die OTS On Time Shipping GmbH für ein umfangreiches Softwarepaket von Doll + Leiber. Damit kann der Binnenschifffahrtsexperte seine Schiffsflotte samt Ladungen effizient und zuverlässig koordinieren.

 

Unternehmen

OTS On Time Shipping GmbH
Hauptsitz: Nierstein am Rhein
Mitarbeiter: 9

www.ontimeshipping.de

 

Branche

+ Transportdienstleistungen – Schwerpunkt Binnenschifffahrt

 

Herausforderungen

+ Datenpflege und Auftragsmanagement

+ Kontinuierlich wachsendes Ladungsvolumen  

+ Zunehmende Flottengröße

 

Ziele

+ Zweckmäßige Datenpflege und -nutzung

+ Zügige Auftragsabwicklung

+ Zeiteinsparung bei administrativen Aufgaben 

 

Lösung

+ Einführung von Logistik-crm  

+ Einführung der Transportmanagementsoftware intertrans

+ Einführung von intertrans-DMS 

 

Nutzen

+ Zeit- und Kostenersparnisse im Tagesgeschäft

+ Effizienz bei der Angebots- und Auftragsabwicklung

 

Entscheidung für Doll + Leiber

+ Schnelles Erfassen der branchenspezifischen Anforderungen

+ Einfache Bedienbarkeit und (individuelle) Anpassung der Software

+ Kontinuierliche und kompetente Beratung

 

Die OTS On Time Shipping GmbH (OTS) wickelt als Dienstleistungsunternehmen seit mehr als 20 Jahren den nationalen und internationalen Transport von Gütern zu Lande und zu Wasser ab. Der Schwerpunkt des in Nierstein am Rhein beheimateten Familienunternehmens liegt auf dem Transport von Massengütern per Schiff auf den europäischen Binnenwasserstraßen. Neun Mitarbeiter, darunter zwei in der Duisburger Niederlassung, koordinieren den Transport von rund 3,2 Mio. Tonnen Fracht (Stand: 2017) auf dem Wasserweg. Für den renommierten und seit 2005 zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb sind ca. 30 Prozent der Ladung industrielle Nebenprodukte und Abfälle.

 

Ausgefeiltes Kontaktmanagement

Als Speditionskaufmann mit einer Vorliebe für Wasserwege gründete Jörg Drippe 1997 OTS und legte von Beginn an den Fokus auf die Schifffahrt. Kontinuierlich wachsend verfügt das spezialisierte Unternehmen mittlerweile über zwei eigene Schiffe sowie eine 27 Schiffe starke Partikulierflotte. Parallel zum Unternehmenswachstum stiegen die Arbeitsabläufe und Datenmengen, denen die vorhandenen Softwareprogramme immer weniger gewachsen waren – ein zentrales Thema, dem sich Geschäftsführersohn Erik Drippe bei seinem Einstieg 2011 in das Unternehmen annahm. „Die Binnenschifffahrt ist eine sehr kleine, personenbezogene Welt“, erklärt er. „Da ist es wichtig, dass das Know-how eines jeden einzelnen – vor allem über unsere Partikuliere, deren Kapazitäten und Vorlieben – für alle Mitarbeiter gleichermaßen verfügbar ist.“ Durch einen Zeitschriftenartikel auf die Doll + Leiber GmbH aufmerksam geworden, war den Binnenschifffahrtsexperten nach ersten Gesprächen schnell klar, dass die Customer-Relationship-Management-Anwendung Logistik-crm des Softwaredienstleisters aus Mering die passende Lösung bot. „Wie ein digitales Unternehmensgedächtnis ermöglicht die Software uns ein unkompliziertes, lückenloses Management“, so Jörg Drippe.

 

Massive Zeitersparnisse

Um auch weitere organisatorische Prozesse zu vereinfachen, implementierte OTS in einem nächsten Schritt die Transportmanagementsoftware intertrans. In enger Zusammenarbeit passte Doll + Leiber die hauseigene Software auf die speziellen Anforderungen für die Binnenschifffahrt an. Mittlerweile wickelt OTS mit ihr den gesamten Angebots- und Auftragsprozess zügig ab. „Mit Hilfe von individualisierten Konditionierungen erkennt das Programm genau, welche Daten für welchen Prozess relevant sind“, erklärt Erik Drippe. „Für den Auftrag relevante Formulare wie Ladescheine und die dazu gehörige Korrespondenz wie E-Mails oder Stundungsbestätigungen erstellen wir in den jeweils notwendigen Varianten jetzt ganz einfach auf Knopfdruck.“ Das verschafft dem Unternehmen, das großen Wert auf eine reibungslose und zuverlässige Abwicklung legt, eine massive Zeitersparnis: „Prozesse, für die wir u.a. aufgrund von zig parallel gepflegten Listen früher 15 bis 20 Minuten veranschlagen mussten, erledigen wir nun voll automatisiert in drei Minuten“, freut sich Jörg Drippe. 

 

Das Dokumentenmanagementsystem intertrans-DMS von Doll + Leiber folgte als nächster logischer Schritt in dem von OTS konsequent vorangetriebenen Digitalisierungsprozess. Seit der Einführung des voll integrierten Programms laufen die Abwicklungsprozesse nahezu papierlos. Das Unternehmen ordnet externe Dokumente, Angebote und Ladungen maschinell zu und bewahrt sie digitalisiert auf. „Davon profitieren wir u.a. in unserer besonderen Funktion als anerkannter Entsorgungsfachbetrieb“, erläutert Erik Drippe. „Transportaufträge, die unter die gesetzliche Registerpflicht fallen, werden vom DMS automatisch in das entsprechende Register eingepflegt, so dass wir bei Bedarf alle relevanten Dokumente wie z.B. Lade- und Löschbescheinigungen vollständig und unkompliziert vorlegen können. Papier und Ordner brauchen wir dafür nicht mehr.“ Aufgrund derartiger Erfolge plant OTS weitere zukunftsweisende Digitalisierungsprojekte mit Doll+Leiber.
 

Weitere Erfolgsgeschichten

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  • „Der fuhrparkmanager ermöglicht auf Knopfdruck umfangreiche statistische Erhebungen und ein umfassendes Controlling. Diese verlässlichen Kennzahlen bilden für uns eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen.“ Thorsten Sauer, Geschäftsführer der IMPEX Thermotrans GmbH

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  • „Dank intertrans decken wir schon 80 Prozent der Dokumentationspflichten für die Zertifizierung ab. Die Lösungen haben sich im Praxisalltag absolut bewährt.“ Andreas Heitmann, Geschäftsführer der Pape Agrarlogistik GmbH & Co. KG

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  • „Kommt es zu Fragen oder neuen Anforderungen, steht uns Doll + Leiber schnell und lösungsorientiert zur Seite – und schafft auch individuelle Lösungen, wo sie von Nöten sind.“  Dennis Braun, Business Development OCS Spedition GmbH

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  • „Überzeugt haben uns das Branchen-Knowhow, die Flexibilität der Software und das lösungsorientierte Agieren von Doll + Leiber.“ Lars Dörrenhaus, Inhaber und Geschäftsführer der Dörrenhaus GmbH

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  • „Mit Hilfe der Software können wir auf Knopfdruck Statistiken jeder Art, wie beispielsweise die fahrzeugbezogenen Umsätze, erstellen und unseren Kunden oder Kontrollbehörden jederzeit alle für sie relevanten Daten übersichtlich darlegen.“ Detlef Barry, Speditionsleiter der Büteführ und Sohn GmbH & Co. KG

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  • „Mit dem CRM-Modul von Doll + Leiber haben wir unsere fast 4.000 Kunden- und Partnerbeziehungen in den Griff bekommen. Wir haben sie sinnvoll kategorisiert und können über Filtereinstellungen schnell darauf zugreifen. Insgesamt ist unsere Vorgehensweise nun strukturierter, und wir können schneller und gezielter auf die Bedürfnisse unserer Kunden und Partner reagieren.“ Oliver Tuma, Geschäftsführer Hakotrans…

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  • „Mit Doll + Leiber haben wir einen langjährigen und zuverlässigen Partner gefunden, der unser Geschäft versteht.“ Olaf Böhm, Geschäftsführer der Robert Kukla GmbH

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  • „Es war ausgesprochen angenehm, dass wir uns trotz verschiedenster Herausforderungen an die Software auf die Branchen- und Unternehmensexpertise von Doll + Leiber jederzeit verlassen konnten.“ Heidi Mayer, Schedler Sonnenschutz-Logistik

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  • „Wir sind froh, die Digitalisierung unserer Prozesse konsequent vorangetrieben und Zeitersparnisse generiert zu haben.“ Hans Reischer, Vertrieb/Qualität Hierl & Müller GbR 

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  • „Dank der zügigen Projektabwicklung und der systemseitig übersichtlichen Darstellung sind wir in der Lage, schnell auf kurzfristige Transportanfragen zu reagieren.“ Markus Bellinger, Inhaber und Geschäftsführer der Anthentic Logistik GmbH