Osteuropatransporte im Griff

„Kommt es zu Fragen oder neuen Anforderungen, steht uns Doll + Leiber schnell und lösungsorientiert zur Seite – und schafft auch individuelle Lösungen, wo sie von Nöten sind.“ 

 

Dennis Braun, Business Development OCS Spedition GmbH

Auf einen Blick

Daten, ihre Pflege und Nutzung sind für einen effektiven und reibungslosen Ablauf von Transportprojekten unerlässlich. Um unter IT-Gesichtspunkten optimal aufgestellt zu sein, führte die norddeutsche OCS (Ost Cargo Service) Spedition GmbH  die Transportmanagementlösung intertrans plus Logistik-crm von Doll + Leiber ein. Ihre Osteuropatransporte hat sie damit von A-Z im Griff, alle Kunden und Frachtführer optimal im Blick – und das auch auf Russisch.

 

Unternehmen

OCS Spedition GmbH
Hauptsitz: Stuhr-Brinkum
Mitarbeiter: 14 (Stand 2016)

www.ocs-spedition.de  

 

Branche

+ Speditions- und Logistikdienstleistungen

 

Herausforderungen

+ Angebots- und Auftragsmanagement bei Osteuropatransporten (auch in russischer Sprache)

+ Kontinuierliches Unternehmenswachstum

 

Ziele

+ Umfassende Datenpflege und -nutzung

+ Zügige Auftragsabwicklung

+ Zeiteinsparung bei administrativen Aufgaben 

 

Lösung

+ Einführung der Transportmanagement software intertrans  

+ Einführung von Logistik-crm

 

Nutzen

+ Zeit- und Kostenersparnisse im Tagesgeschäft

+ Effizienz bei der Angebots- und Auftragsabwicklung

+ Unkomplizierte Werbemittelplanung

 

Entscheidung für Doll + Leiber

+ Branchen-Knowhow

+ Einfache Bedienbarkeit der Software

+ Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten der Software

+ Kompetente und fundierte Beratung

 

Die OCS Spedition GmbH ist Spezialist für maßgeschneiderte und integrierte Lösungen für den Osteuropaverkehr. Das mittelständische Familienunternehmen mit Sitz in Stuhr-Brinkum bei Bremen agiert als FullService-Unternehmen, das für seine Kunden die komplette Abwicklung der Logistikkette samt Umschlag und kurzfristiger Zwischenlagerung übernimmt. 14 Mitarbeiter koordinieren neben dem klassischen Import und Export von Stückgut auch Container-, Schwer- und Gefahrguttransporte nach und aus Osteuropa (insbesondere Russland, Polen und Baltikum) – vornehmlich auf dem Landweg, aber auch per See- und Luftfracht.

 

Ein Anruf: Osteuropa

Gegründet 1989 verfügt OCS als eine Art „Osteuropa-Pionier“ über langjährige und umfassende Erfahrung im Osteuropaverkehr. Neben dieser speziellen Expertise ist es vor allem der Kundenservice, der das Unternehmen ausmacht: „Nach nur einem Anruf bei uns müssen sich unsere Kunden um nichts weiter kümmern“, sagt Dennis Braun, Business Development, OCS. „Hierfür ist es unerlässlich, dass wir unsere Daten und deren Pflege unter IT-Gesichtspunkten einfach und unkompliziert im Griff haben.“ Aus diesem Grund entschied die Spedition 2015, den zu diesem Zeitpunkt ausfallbelasteten Server und die vorhandene Transportmanagementsoftware (TMS) auszutauschen. „Die Software wurde unseren Anforderungen nicht mehr gerecht, da sie neue Entwicklungsschritte – selbst nach Anfrage beim Anbieter – nicht weiter abbildete“, so Braun. Die Konsequenz: OCS entschied sich zum einen, die gesamte Software (TMS, Finanzbuchhaltung, MS-Office und MS-Exchange) künftig in einem externen Rechenzentrum hosten zu lassen, zum anderen mit intertrans und Logistik-crm die Transportmanagementsoftware und die Customer Relationship Management-Lösung der Doll + Leiber GmbH einzuführen.

 

Die Prozesse im Griff

Gesagt, getan: Der Rechenzentrumsbetrieb startete im Februar 2015, seit Juni 2015 arbeitete OCS sukzessive mit der neuen Software, seit Jahresbeginn 2016 dann ausschließlich. Mit intertrans wickelt die Spedition nun den gesamten Angebots- und Auftragsprozess ihrer Transportaufträge ab – von der Angebotskalkulation über die Erfassung und Disposition bis hin zur Abrechnung und Erlösermittlung. „Wir können jederzeit und schnell auf alle notwendigen Informationen innerhalb der Projekte zugreifen“, freut sich Braun. „Bei ca. 6.000 Transportaufträgen im Jahr ist es wichtig, bei der Planung und Ausführung nicht unnötig Zeit zu verlieren.“  So erlaubt es intertrans beispielsweise, neue Formulare bei Bedarf schnell und unkompliziert am Rechner selbst zu erstellen. „Dadurch konnten wir alle Prozesse eigenständig automatisieren – das spart Zeit und Aufwand“, so Braun. „Gleiches gilt auch für das einfache und personalisierte Erstellen von Serienmails, die beispielsweise zielgenaue Anfragen an ausgewählte Frachtführer unkompliziert ermöglichen.“

 

Schnell und unkompliziert: Werbemittelplanung

Ein gutes Beispiel findet sich auch im Bereich der Werbemittelplanung: Während OCS für die Organisation des Weihnachtspräsente-Versands bislang ein bis zwei Tage einkalkulieren musste, funktioniert dies nun dank Logistik-crm mit wenigen Klicks. „Wir können die unterschiedlich dimensionierten Weihnachtspräsente beispielsweise an ein bestimmtes Umsatzvolumen – oder andere Kennzahlen – koppeln und die personalisierten Anschreiben und Etiketten dann automatisiert erstellen“, erläutert Braun. „Das reduziert unseren Aufwand enorm und verhindert nebenbei auch Fehlplanungen bei den Werbemitteln im Vorfeld.“

 

Osteuropatransporte: Kyrillisch ist Trumpf

Neben allen Vorteilen, die die neue Software für OCS bietet, ist ein weiterer Aspekt für den Osteuropatransport-Experten von zentraler Bedeutung: Die Software kann durchgängig mit kyrillischen Schriftzeichen genutzt werden – nicht nur Teilbereiche, wie bei der alten Software. Auch deshalb fühlt sich OCS mit der Software von Doll + Leiber gut aufgehoben. „Unsere Mitarbeiter haben sich mit der Software schnell zurechtgefunden“, berichtet Braun. „Kommt es dennoch zu Fragen oder neuen Anforderungen, steht uns Doll + Leiber schnell und lösungsorientiert zur Seite – und schafft auch individuelle Lösungen, wo sie von Nöten sind.“

Weitere Erfolgsgeschichten

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  • „Der fuhrparkmanager ermöglicht auf Knopfdruck umfangreiche statistische Erhebungen und ein umfassendes Controlling. Diese verlässlichen Kennzahlen bilden für uns eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen.“ Thorsten Sauer, Geschäftsführer der IMPEX Thermotrans GmbH

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  • „Dank intertrans decken wir schon 80 Prozent der Dokumentationspflichten für die Zertifizierung ab. Die Lösungen haben sich im Praxisalltag absolut bewährt.“ Andreas Heitmann, Geschäftsführer der Pape Agrarlogistik GmbH & Co. KG

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  • „Überzeugt haben uns das Branchen-Knowhow, die Flexibilität der Software und das lösungsorientierte Agieren von Doll + Leiber.“ Lars Dörrenhaus, Inhaber und Geschäftsführer der Dörrenhaus GmbH

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  • „Mit Hilfe der Software können wir auf Knopfdruck Statistiken jeder Art, wie beispielsweise die fahrzeugbezogenen Umsätze, erstellen und unseren Kunden oder Kontrollbehörden jederzeit alle für sie relevanten Daten übersichtlich darlegen.“ Detlef Barry, Speditionsleiter der Büteführ und Sohn GmbH & Co. KG

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  • „Mit dem CRM-Modul von Doll + Leiber haben wir unsere fast 4.000 Kunden- und Partnerbeziehungen in den Griff bekommen. Wir haben sie sinnvoll kategorisiert und können über Filtereinstellungen schnell darauf zugreifen. Insgesamt ist unsere Vorgehensweise nun strukturierter, und wir können schneller und gezielter auf die Bedürfnisse unserer Kunden und Partner reagieren.“ Oliver Tuma, Geschäftsführer Hakotrans…

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  • „Prozesse, für die wir früher 15 bis 20 Minuten veranschlagen mussten, erledigen wir nun voll automatisiert in drei Minuten.“ Jörg Drippe, Geschäftsführer OTS On Time Shipping GmbH

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  • „Mit Doll + Leiber haben wir einen langjährigen und zuverlässigen Partner gefunden, der unser Geschäft versteht.“ Olaf Böhm, Geschäftsführer der Robert Kukla GmbH

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  • „Es war ausgesprochen angenehm, dass wir uns trotz verschiedenster Herausforderungen an die Software auf die Branchen- und Unternehmensexpertise von Doll + Leiber jederzeit verlassen konnten.“ Heidi Mayer, Schedler Sonnenschutz-Logistik

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  • „Wir sind froh, die Digitalisierung unserer Prozesse konsequent vorangetrieben und Zeitersparnisse generiert zu haben.“ Hans Reischer, Vertrieb/Qualität Hierl & Müller GbR 

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  • „Dank der zügigen Projektabwicklung und der systemseitig übersichtlichen Darstellung sind wir in der Lage, schnell auf kurzfristige Transportanfragen zu reagieren.“ Markus Bellinger, Inhaber und Geschäftsführer der Anthentic Logistik GmbH