Auf einen Blick

Die Köppen GmbH bietet umfassende Dienstleistungen rund um die Lagerung, Reparatur und den Transport von Tankcontainern an. Mit steigender Nachfrage wuchsen auch Belegschaft und Fuhrpark. Das machte die Nutzung eines professionellen Transportmanagementsystems und einer Dispositionssoftware erforderlich. Um die Prozesse in der Verwaltung zu straffen und Papier in der Abwicklung der Transportaufträge weitestgehend zu reduzieren, führte Köppen die Lösungen intertrans, dispoplan und Logistik-crm von Doll + Leiber ein.

Unternehmen

Köppen GmbH
Hauptsitz: Duisburg
Mitarbeiter: ca. 170
www.koeppen-du.de

Branche

+ Tankcontainer-Dienstleistungen

Herausforderungen

+ Komplexes Auftrags- und Planungsmanagement durch steigende Anfragen und Unternehmenswachstum

+ Zunehmender Zeit- und Arbeitsaufwand in der Administration

Ziele

+ Gezielte Disposition

+ Integrierte Kommunikation mit dem Fahrer

+ Erhöhung des Digitalisierungsgrades im Abwicklungsprozess

Lösung

+ Einführung der Transportmanagementsoftware intertrans

+ Einführung des Dispositionsmoduls dispoplan

+ Einführung von Logistik-crm

Nutzen

+ Effiziente Angebots- und Auftragsabwicklung

+ Entlastung der Disponenten

+ Zeitersparnisse im Tagesgeschäft

+ Lösungsorientierte Vorgehensweise

Entscheidung für Doll + Leiber

+ Schneller und reibungsloser Support

+ Umfassendes Schnittstellenmanagement

+ Maßgeschneiderte Systemanpassungen

Die Köppen GmbH ist ein Fullservice-Dienstleister rund um den Tankcontainer. Über Speditions- und Transportdienstleistungen hinaus bietet das Unternehmen mit Sitz in Duisburg auch Services wie das Lagern, Be- und Entladen, Heizen, Reinigen und Reparieren von Tankcontainern an. Dabei hat sich Köppen auf flüssige Chemikalien spezialisiert. Mit rund 170 Mitarbeitern und einem eigenen Fuhrpark von derzeit 55 Fahrzeugen wickelt der Dienstleister die Aufträge von Chemiekonzernen und -händlern, Großspediteuren sowie Tank-Operatoren ab.

Aufträge effektiv managen

Das Handling mit teils toxischen, brennbaren Flüssigkeiten erfordert ein geschultes, hoch qualifiziertes Fahrerpersonal, erfahrene Disponenten und eine sorgfältige Planung. „Die Einsätze von zehn LKWs haben wir noch über Excel-Tabellen ausgearbeitet. Doch dem Unternehmenswachstum und einem vergrößerten Fuhrpark konnten wir nur mit einem professionellen Transportmanagementsystem samt Dispositionsmodul gerecht werden“, sagt Marco Thalhäuser, Manager für Business Development bei Köppen.

Daher führte der Full-Service-Dienstleister das Transportmanagementsystem (TMS) intertrans von Doll + Leiber ein. Schrittweise baute Köppen die Anwendung um das Dispositionsmodul dispoplan, die CRMLösung Logistik-crm und um eine Schnittstelle zwischen intertrans und dem Telematiksystem Fleetboard aus. Ziel war es, die Prozesse in der Auftragsabwicklung zu verschlanken und jederzeit einen transparenten Blick auf die Transportkette zu haben.

Transparente Prozesse durch eng verzahnte Lösungen

Heute wickelt Köppen die Aufträge vollständig über intertrans ab. Das TMS übergibt die Daten automatisch an dispoplan, wodurch der Disponent die Touren mithilfe einer integrierten Kapazitätsplanung exakt disponieren kann. Über eine speziell für Köppen entwickelte Schnittstelle werden die Auftragsdaten aus intertrans an das Fahrzeug und Rückmeldungen wie Status, Standzeiten sowie Lieferscheindaten an intertrans über Fleetboard übertragen. Schritt für Schritt leitet das Telematiksystem den Fahrer durch die einzelnen Auftragspunkte. Per Knopfdruck bestätigt der Fahrer die ausgeführten Leistungen. So hat der Disponent stets den aktuellen Status des  Transportauftrags im Blick und kann bei Verzögerungen etwa durch lange Warte- und Standzeiten umgehend reagieren, zum Beispiel bei Bedarf die Tour anpassen oder Rückmeldung an den Kunden geben. Die Kundendaten werden über die CRM-Lösung Logistik-crm gepflegt. In dem System sind die kundenindividuellen Konditionen und Vereinbarungen hinterlegt. Komplettiert wird der Informationspool durch die Gefahrgutdatenbank ADR der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM), die in intertrans integriert ist und regelmäßig aktualisiert wird. Die Datenbank enthält Informationen zu den Vorschriften für einen sicheren Transport von Gefahrgütern und liefert dem Fahrer wichtige Angaben wie etwa Tunnelbeschränkungscodes.

Thalhäuser: „Die eng miteinander verzahnten Lösungen entlasten unsere Mitarbeiter enorm, insbesondere die Disponenten. Denn sie müssen nicht zeitaufwendig herausfinden, wo sich die einzelnen Fahrzeuge befinden, sondern können sich auf ihre Kernaufgabe fokussieren.“ Wartezeiten beispielsweise am Lieferort sind nun dank Zeitstempel und GPS belegbar und können dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Treten Probleme oder Verzögerungen in der Abwicklung auf, arbeiten die Disponenten diese Störungen nach Dringlichkeit ab.

Digitalisierte Auftragsabwicklung

Mit den Lösungen von Doll + Leiber wurden die Prozesse insgesamt beschleunigt. Der Projektverlauf ist heute besser planbar. Papier wurde im Auftragsabwicklungsprozess stark reduziert. Mussten vor Einführung des TMS noch Frachtbriefe ausgedruckt und gefaxt werden, nutzt heute jeder Fahrer ein Tablet und kann sämtliche Dokumente wie etwa Zollpapiere digital verarbeiten. Lieferscheine beispielsweise fotografiert er vor Ort beim Kunden einfach ab, ebenso wie Schäden am Container, und schickt sie über das Tablet zurück an das TMS. „intertrans ist bei uns das zentrale System und Kern unserer weiteren Digitalisierungsmaßnahmen“, so Thalhäuser.

Und weiter: „Wir planen, das TMS noch um weitere Schnittstellen etwa zu Transportplattformen und Kundensystemen auszubauen. So digitalisieren wir auch die Auftragserfassung aus Fremdsystemen und gehen einen weiteren Schritt hin zu einem durchgängig digitalen Auftragsabwicklungsprozess.“