Umfassendes Controlling mit der Transportmanagement-Lösung intertrans und fuhrparkmanager

"The fleet management software gives us a comprehensive reporting and controlling at our fingertips. These reliable key figures build an important base for our strategic decisions."

 

Thorsten Sauer, Manager IMPEX Thermotrans GmbH

Auf einen Blick
Die IMPEX Thermotrans GmbH mit Sitz in Wedel hat sich auf den Medikamententransport spezialisiert und unterliegt damit strengen Auflagen der Pharmaindustrie. Um die Abwicklung der komplexen Aufträge zu erleichtern, führte IMPEX die Transportmanagementlösungen intertrans und  fuhrparkmanager von Doll + Leiber ein. Dadurch verbesserte das Unternehmen seine Auftragsabwicklung und bekommt zudem umfassende Kennzahlen für das Controlling.

Unternehmen
IMPEX Thermotrans GmbH
Hauptsitz: Wedel bei Hamburg
Mitarbeiter: 28 (2012)

www.impex-spedition.de

Branche
+ Kühllogistik
+ Kurierdienste

Herausforderungen
+ Hohes Auftragsvolumen und Datenaufkommen
+ Zeitkritische Transporte
+ Komplexes Controlling von Fuhrpark und Geschäftsbereichen

Ziele
+ Ressourcenschonende Auftragsabwicklung
+ Effiziente Datenpflege
+ Höhere Nachhaltigkeit und Verlässlichkeit der Daten
+ Umfassende statistische Erhebungen

Lösung
+ Einführung der Transportmanagementsoftware intertrans sowie der Fuhrparkverwaltungslösung fuhrparkmanager von Doll + Leiber
+ Erweiterung der Lösungen um individuelle Funktionalitäten und Schnittstellen

Nutzen
+ Bessere Übersicht über Aufträge und Fuhrpark
+ Einfache Datenpflege
+ Hohe Vertrauenswürdigkeit der Daten
+ Verlässliche Kennzahlen für strategische Geschäftsentscheidungen

Entscheidung für Doll + Leiber
+ Software mit offener Schnittstellen-Architektur
+ Anwenderfreundliche Benutzeroberfläche
+ Individuelle Anpassungen möglich
+ Branchen-Know-how

 

Seit 1998 ist die IMPEX Speditionsagentur GmbH im Transportgeschäft tätig. Vor drei Jahren spezialisierte sich das in Wedel nahe Hamburg ansässige Unternehmen mit 28 Mitarbeitern auf den temperaturgeführten Warentransport und leistet Transporte insbesondere für die Pharmabranche. „Wir  transportieren temperatursensible Arzneimittel wie etwa Krebsmedikamente und unterliegen strengen Auflagen durch die Pharmaindustrie. Eine durchgängige Kühlkette sowie ein lückenloses Qualitätsmanagement sind ein absolutes Muss“, sagt Thorsten Sauer, Geschäftsführer von IMPEX.

 

Mehr Aufträge, höherer Verwaltungsaufwand

Diese komplexen Aufträge wickelte IMPEX zunächst mit einer selbst programmierten Software ab. Dabei nahm das Volumen kontinuierlich zu – auf aktuell rund 10.000 Aufträge pro Jahr. Tanja Sauer, zuständig für Fuhrparkmanagement, Controlling und Buchhaltung bei IMPEX: „Mit unserem Programm stießen wir schnell an unsere Grenzen. Der Aufwand für Datenpflege und -verwaltung war viel zu hoch.“ Hinzu kam, dass die Auftrags- und Kundendaten redundant eingegeben wurden, da sich Lager und Verwaltung an zwei unterschiedlichen Standorten befanden. Nach Prüfung dreier Software-Angebote entschied sich das Unternehmen schließlich für die Transportmanagementlösung intertrans von Doll + Leiber und führte diese 2009 ein.

 

Einheitliche Datenpflege, umfassendes Controlling

Thorsten Sauer: „Die anwenderfreundliche Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen sowie Formulare selbst zu gestalten, haben uns schnell überzeugt.“ Dank der elektronischen Auftragserfassung und automatisierten Rechnungslegung wurden Kapazitäten frei, die nun effektiver eingesetzt werden können. Die doppelte Dateneingabe entfällt aufgrund der zentral nutzbaren intertrans-Lösung. Um nicht nur die Auftragsabwicklung, sondern auch die Kostenrechnung pro LKW und das gesamte Controlling zu optimieren, führte IMPEX 2010 auch den fuhrparkmanager von Doll + Leiber ein. Damit lassen sich alle Kosten – u. a. Versicherung, Reparatur, Leasingrate und Wartungsverträge – pro Fahrzeug schnell und detailliert ermitteln. Über die Lösung werden auch Gemeinkosten etwa für Bürobedarf erfasst. Thorsten Sauer: „Der fuhrparkmanager
ermöglicht auf Knopfdruck umfangreiche statistische Erhebungen und ein umfassendes Controlling. Diese verlässlichen Kennzahlen bilden für uns eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen.“

 

Update auf intertrans-Release

Neu entwickelte Schnittstellen wie etwa zum System des Steuerberaters oder zum Bankingsystem erleichtern der Finanzbuchhaltung die Beleg- und Datenübermittlung. So plant IMPEX, die Transportmanagementsoftware weiter auszubauen. Im Frühjahr 2013 wird das Unternehmen auf die erweiterte Version intertrans 8 umsteigen. Das Release bietet eine noch einheitlichere Oberfläche und die Möglichkeit, weitere Schnittstellen etwa zu Kurierdienstleistern einzurichten. Thorsten Sauer: „Mit der Lösung haben wir noch viel vor und mit Doll + Leiber den richtigen Partner für die Umsetzung gefunden.“

Weitere Success stories

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  • „Thanks to intertrans, we cover 80 percent of documentation requirements for the certification. The solutions definiteley stand the test in the everyday practice.“ Andreas Heitmann, Manager Pape Agrarlogistik GmbH & Co. KG

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  • „For any questions or new requests, Doll + Leiber always gives us a solution-oriented and quick support and even creates individual solutions if necessary.“ Dennis Braun, Business Development OCS Spedition GmbH

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  • „What conviced us with Doll + Leiber, is their industry know-how, flexible software and solution-oriented action.“ Lars Dörrenhaus, Owner and Manager Dörrenhaus GmbH

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  • "intertrans has been the central system and the core of further digitisation measures." Marco Thalhäuser, Business Development Manager Köppen GmbH 

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  • „With the help of the software we get all kinds of statistics at the push of a button, as for instance the vehicle related turnover, and clearly argue with our customers or inspection authorities based on relevant figures." Detlef Barry, Head of Forwarding Büteführ und Sohn GmbH & Co. KG

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  • „With the help of the CRM module by Doll + Leiber, we deal with nearly 4000 customer and partner relationships. We have categorised them well and can access them quickly by filter settings. All in all, our approach has become more structured and we are able to react quickly and better target our customers and partners needs." Oliver Tuma, Manager Hakotrans GmbH & Co. KG

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  • „Processes that took 15 to 20 minutes before are automatically done in three minutes now." Jörg Drippe, Manager OTS On Time Shipping GmbH

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  • „With Doll + Leiber we have found a standing and reliable partner who understands our business.“ Olaf Böhm, Manager Robert Kukla GmbH

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  • „It was downright comfortable to know that in spite of divers software chalenges we can rely at any time on Doll + Leiber´s know-how in terms of industry and enterprise." Heidi Mayer, Schedler Sonnenschutz-Logistik

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  • „We are glad to have pushed thoroughly the digitisation and time-savings of our processes." Hans Reischer, Sales/Quality Hierl & Müller GbR

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  • „Thanks to the easy project handling and the clear display we are able to react quickly to short-term transport requests." Markus Bellinger, Owner and Manager Anthentic Logistik GmbH